מה עושים, מה עושים, עם כמות המיילים הזו?
אני מחזיקה שתי תיבות אימייל עקריות – של העבודה, והג’ימייל הפרטי. בעבודה אני מקבלת משהו כמו 50 מיילים ביום (לא כולל זימונים לפגישות), ובג’ימייל בערך אותו מספר. אני יודעת שיש אנשים שזה לא נשמע להם הרבה, אני מכירה רבים שמקבלים הרבה יותר מיילים.הבעיה שלי היא שמדובר במיילים איכותיים -בג’ימייל רובם הגדול מעניין אותי. בעבודה, לרובם אני צריכה להגיב או לפחות לקרוא בעיון, להבין ולזכור את התוכן.
מאוד מעניין אותי איך אנשים מתמודדים עם עומס המידע והמטלות הזה. אני עבדתי במשך שנים בשיטה אחת, ולאחרונה שיניתי, לשיטה שאני עדין לא בטוחה שהיא הנכונה עבורי.
השיטה הראשונה, ששימשה אותי הרבה זמן היתה “לנקות את האינבוקס” פעם בכמה ימים. החזקתי מערך גדול של תיקיות למיילים, מסודרים לפי נושאים, ולנקות את האינבוקס משמעותו היתה לקרוא את כל המיילים, לקטלג את אלה שסימתי את הטיפול בהם, ולהשאיר באינבוקס רק את אלה שעדין צריכים טיפול. בשוטף הייתי עוברת על מיילים ומנסה לקטלג את כל מה שאפשר במיידי, ומדי כמה ימים הייתי עושה “מבצע ניקוי”.
השיטה הזו עבדה עבורי תקופה ארוכה, עד שלאחרונה היא הפסיקה לעבוד פשוט כי מצטברים כל כך הרבה מיילים, ואין לי זמן לעשות את מבצעי הניקוי.
השיטה החדשה דומה, אבל בהבדל אחד מהותי – אני לא מקטלגת יותר את המיילים לתוך ספריות, ולא מתעסקת ב”ניקוי”. אני עדין קוראת כל מייל שנכנס, עונה למה שאני יכולה במיידי או מסמנת את מה שאני צריכה לחזור אליו, אבל הכל נשאר באינבוקס, עד שפעם בכמה ימים – בדרך כלל פעם בשבועיים, אני פשוט מעבירה את כל תכולת האינבוקס לתקיה של “ארכיב” וזהו זה. תהליך הקטלוג פשוט לקח יותר מדי זמן, ולא היה באמת אפקטיבי. הרי אם אני חוזרת לחפש מייל ספיציפי, אני משתמשת בפונקצית החיפוש, כך שזה לא באמת משנה אם היא מחפשת בתיקיה קטנה או גדולה.
בסך הכל השיטה הזו עובדת, אבל אני לא ממש רגועה. אני לא יודעת אם זה רק ההרגל, או שבאמת יש סיבה לדאגה, אבל העובדה שבאינבוקס יכולים להיות מאות מיילים ברגע נתון מטרידה אותי, ואני חיה קצת בהרגשה שאני כל הזמן מפספסת דברים ולא מספקת מענה מספיק טוב למי שכותב לי. עד היום (טפו טפו) עוד לא נרשמו קטסטרופות, אבל כן יש מקרים שאני מפספסת ומייל יושב לו באינבוקס זמן ארוך מדי ומחכה לתשובה… אני עדין עובדת על למצוא פתרון לענין הזה.
לסיכום, אתגר האינבוקס עדין לא נפתר עבורי, וכל רעיון יתקבל בברכה.