הבהרה מראש – אנחנו מדברים על מיילים שנכתבים כחלק מהעבודה. האימייל הוא ללא ספק אחד הכלים היותר שימושיים. אני לא חושבת שאני משתמשת כבדה מדי, ואני מניחה שאני מקבלת בסביבות חמישים אימיילים ביום (יש ימים שגם הרבה יותר).
יש הרבה עניינים של סגנון, למי המייל נשלח, ומה ההקשר. אין לי בעיה עם מיילים קצרים ותמציתיים, ואין לי גם בעיה עם הטון הרשמי יותר שמקובל בהרבה מקומות. איך שאתם רוצים.
אבל יש כמה מנהגים קטנים, טיפשיים, מעצבנים, שאיתם יש ויש לי בעיה. הרשימה לפניכם, תרגישו חופשי להוסיף משלכם…
1. סימני קריאה
האם באמת כל משפט שלכם צריך להסתיים בסימן קריאה?
המהדרין – האם באמת צריך שלושה סימני קריאה? (בדרך כלל בסיום המשפט “יום טוב!!!”)
והכי מעצבנים – רווח בין סוף המשפט לסימן הקריאה !
2. רשימת המכותבים
מוסיפי המכותבים – למה על כל מייל שלך, הכי טריויאלי שיש, חצי חברה צריכה להיות מכותבת?
קמצני המכותבים – אם המייל מזכיר משהו שאני צריכה לעשות, למה אני לא מכותבת עליו?
הקרציה – כן, אני מדברת אליך, אתה שחושב שהמנכ”ל צריך להיות מכותב על כל מייל שאתה שולח לי. (אתה בדרך כלל גם אותו טיפוס שלא עונה לי לאף מייל אם המנכ”ל לא מכותב…)
3. נושא (subject line)
אלה ששולחים הודעה של משפט אחד שכולו ב”נושא”, ואין שום תוכן בגוף ההודעה.
אלה ששולחים מייל בלי שום נושא (ואח”כ לך חפש אותו בתוך האינבוקס).
אלה ששולחים לי מייל חדש, אבל עושים reply למייל האחרון שעבר בינינו (לפני ארבעה חודשים, על מסיבת היומולדת של מישהו).
4. חשיבות/follow up
אלה ששולחים כל מייל שלהם עם רמת חשיבות גבוהה (כל מייל? כל אחד ואחד?)
אלה ששולחים כל מייל שלהם עם דגלון ל-follow up שגורם למייל להופיע אדום בתיבה שלי.
אלה ששולחים כל מייל עם בקשה ל”אישור קריאה” (אני תמיד מסרבת, דרך אגב).
עזרו לי חברים – האם אני רגישה וביקורתית יותר מדי, או שאני היחידה הנורמלית?