אני שונאת הכללות. הכללות הן תמיד טפשיות (הא! הכללתי, וזה היה טיפשי). אני שונאת אנשים שמסבירים, מתוך צדקנות ואמונה עיוורת מה הדרך הנכונה לעשות משהו. והיא כמובן תמיד הדרך היחידה, וזה לא שהם מבקרים מי שהולך בדרך אחרת, הם פשוט יודעים שהוא עושה טעות ומנסים לעזור לו למצוא את האור.
כל המשפט הקודם היה עשוי הכללות הכללות, ואפילו הוא מעצבן אותי.
ההכללות שהרגיזו אותי הפעם, והן העילה לכתיבת הפוסט הזה, נמצאות בוידיאו שאתם יכולים לראות כאן בהמשך. מדובר בהרצאה שהיא חלק מטד, שאתם בטח כבר מכירים. למי שלא מכיר, יש הרבה אידיאולוגיה מאחורי הענין, וגם הרבה ביקורת, אבל השורה התחתונה היא שמדובר בשורת הרצאות, שניתנו על ידי אנשים מאוד מוכשרים ומומחים בתחומם, שהוקלטו והועלו לרשת (באיכות מצוינת). בהרצאה הזו מדבר ג’ייסון פריד.
הרעיון המרכזי של ההרצאה הוא שאנשים לא מצליחים באמת לעבוד במשרד כי יש יותר מדי הפרעות. במשרד הזמן שלך “נטחן” לחתיכות של 15 דקות בערך, שהן לא מספיקות לעבודה אמיתית. כל הקונספט של המשרד הוא בעצם בעייתי. לכן, דרך אגב, לחברה של פריד אין משרד, והם עובדים בצורה וירטואלית לחלוטין.
אני אסכם בפניכם כאן את הנקודות העקריות של ההרצאה, ולמה הן כל כך עצבנו אותי.
1. הדבר שהכי מפריע לביצוע של עבודה במשרד הוא מנהלים ופגישות (מה שהוא קורא M&M – managers and meetings).
על הטענה שהמנהלים מפריעים, כי הם לא באמת עושים שום דבר רק מציקים לעובדים שלהם, תרשו לי לדלג.
אבל לטעון שפגישות הן בזבוז זמן זו טענה שאני שומעת הרבה פעמים, והיא תמיד מרגיזה אותי. פגישות ללא ספק יכולות להיות בזבוז זמן. זה נכון שהרבה פעמים מזמינים הרבה יותר מדי אנשים לפגישות. שלא מכינים את הפגישה כמו שצריך. שהרבה פגישות מתמסמסות ולא באמת מגיעים בהן לנושאים שתכננו. שלא מקבלים החלטות, או מחליטים לא להחליט. שמהרבה פגישות יוצאים וההחלטה היחידה היא לקבוע עוד פגישות. כל הביקורת הזו, נכונה.
אבל – זה לא אומר שפגישות הן השטן וצריך להמנע מהן בכל מחיר. ממש ממש לא. זה רק אומר שצריך להשתמש בפגישות בצורה יותר חכמה. קודם כל – הכנה. צריך לדעת מה מטרת הפגישה. צריך להכין את המשתתפים מראש, ואם צריך כדאי לעשות פגישות הכנה (כן כן, עוד פגישות! זה יעזור לקצר את הפגישה הגדולה אם כולם יגיעו מוכנים). אל תזמינו את מי שלא ממש חייב להיות שם. אל תשתמשו בכל השעה שהקצבתם אם לא צריך. אל תסחפו לדיונים שלא מובילים לשום מקום.
למה אני חושבת שפגישות הן רצויות ואפילו הכרחיות – ראשית, כי זו הדרך הכי יעילה לקבל החלטות. במקום חמשת אלפים מיילים שנמשכים לאורך שבועות, ושגם בסופם אין החלטה – מושיבים את כולם לחצי שעה בחדר, ויוצאים משם עם החלטה. זו גם הדרך הכי יעילה לוודא שכל המעורבים באמת נשמעים, וגם לתת להם את ההרגשה שהם נשמעים בתהליך, מה שנקרא buy-in.
2. אנשים שעוסקים במקצועות יצירתיים – החל מסופרים ועד למתכנתים ומהנדסים, צריכים שקט לאורך זמן כדי להתרכז בעבודה שלהם וליצר אותה.
קודם כל, הוא צודק. האנשים האלה צריכים שקט וזמן להתרכז בעבודה שלכם. אבל – מאז ומתמיד עצבנו אותי אנשים שמתיחסים לעצמם כמו אתרוג עדין ורגיש. זה תקף לגבי מעצבים, זה תקף לגבי מתכנתים, זה תקף לגבי כל מי שבטוח שהעבודה שלו היא משהו מיוחד כל כך, זר לא יבין זאת.
בוקר טוב חברים. תרשו לי לספר לכם, שגם עוזרת הבית לא אוהבת הפרעות, וגם מי שבודק את הגודל של הביצים במפעל, עבודה שחוזרת על עצמה כל הזמן, לא אוהב הפרעות. לא אוהב שמבלבלים לו את המח, ולא אוהב שמוציאים אותו מריכוז.
נכון, יש עבודות או מטלות שבהן המחיר של הפרעה הוא יותר יקר, כלומר לוקח יותר זמן לחזור לתוך המטלה שהיית עסוק בה. אבל אל תבלבלו לי את המח עם המתכנתים שעובדים שעות על בעיה בלי לקום מהכיסא. הם קמים יופי כשמביאים את העוגיות, ולבדוק את הקומיקס שהם אוהבים, ועוד מליון דברים אחרים. בדיוק כמו בכל עבודה אחרת.
3. כל מה שאתם רוצים להגיד פנים מול פנים, אפשר לעשות במייל וב-IM, וזה יהיה הרבה יותר יעיל.
טוב, עם זה אני ממש ממש לא מסכימה, והסיבות רבות. ראשית, כמו שכבר אמרתי בענין הפגישות, מה שנצטרך בשבילו תחלופת מיילים של שבועות, אפשר להבהיר בשיחה אחת מהירה פנים מול פנים.
שנית, מנסיוני, אנשים עובדים הרבה הרבה יותר טוב כשהם יכולים להתיחס לבנאדם שממול. כשיש פנים וקול, ואינטראקציה, לומדים להכיר אחד את השני, וכך יודעים הרבה יותר טוב גם מה קשה או קל לכל אחד לעשות, מה הוא אוהב או לא אוהב לעשות, וזה מאוד חשוב ועוזר לארגון לתפקד יותר טוב ולאנשים להיות יותר מרוצים.
עוד נקודה לסיום. יש אנשים שהמשרד לא מתאים להם. יש אנשים שלא אוהבים יותר מדי אינטראקציה בכלל, ובטח שלא בעבודה. יש אנשים שצריכים שקט מוחלט בשביל לעבוד. יש אנשים שמעדיפים לעבוד בלילה.
מצד שני, יש אנשים שקשה להם לעבוד בבית. בבית יש פיתויים שמקשים עליהם, לארגן את הזמן לעבודה קשה להם, להיות לבד זה לא נעים להם, ובכלל הם צריכים אינטראקציה כדי להיות יצירתיים ולעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם.
אז בעצם חזרנו לנקודת ההתחלה. אני שונאת הכללות.
אחרי ההקדמה הזו – האם תרצו או לא תרצו לראות את הוידיאו?
[youtube https://www.youtube.com/watch?v=0UmUgaJwEr0&w=560&h=315]
רעיון אחד שג’יסון פריד מציע, דווקא מצא חן בעיני – כמה שעות של ריכוז, כשכל המשרד מחליט לא לקבוע פגישות ואפילו לא לדבר. לשבת בשקט כמה שעות. נשמע נחמד, ויכול להיות מאוד יעיל, לא?
13 Responses
אני כל כך מסכים איתו שזה מבהיל !
בתור מפתח, 90% מהישיבות שאני משתתף בהן הן בזבוז זמן מוחלט (ישיבות קבוצה, דיילי מיטינגס (כן, אני באג’ייל), טאון הול מיטינגס וכו’).
כמות ההפרעות שיש לי ביום נתון היא בלתי נתפסת – חלק מטעמי עבודה וחלק מהיותי חלק בקבוצה של אנשים חברותיים (קפה של בוקר, קפה של אחרי ארוחת צהרים, קפה של ארבע ועוד).
ההפרעות הכי רבות הן דווקא כאלה שקשורות לעבודה – שאלות מאנשי QA או technical writers או עמיתים לצוות; וכאלה יש בשפע.
או למשל, מכיוון שאני יושב קרוב לראש הצוות שלי, אז כל פעם שמישהו מחפש אותו והוא לא נמצא (תנחשי איפה הוא… בישיבה !) אז ישר פונים אלי – וזאת הפרעה.
לדעתי, הוא היה צריך לשנות את השם של ההפרעות מ M&M ל MM&C – Manager’ Meetings and Co-workers.
אני בטוח שלמנהלים יש יותר צורך בישיבות וזה בסדר, החלטות חשובות צריכות להתקבל ע”י כמה אנשים (או לפחות להישמע ע”י כמה אנשים), אבל בתור החייל הפשוט במכונת היי-טק – להיות במשרד זה לגזור על עצמי יום עבודה פחות פרודוקטיבי.
הטענות שלו לא לגמרי שגויות. הוא עצמו מודה בסוף שהוא זורק פרובוקציות, כדי להעביר את המסר. כמו כל הכללה, צריך לקחת אותה עם גרעין של מלח, ולדעת מתי היא תקפה.
למיטב הכרתי את פולקלור התרבות הניהולית האמריקאית (דילברט) פגישות זה דבר הרבה יותר תדיר והרבה יותר נורא מבארץ. גם אם מדובר בהגזמה, תזכרי כמה שונה התרבות בארץ מבארה”ב. רוב המנהלים הישראלים יונקים ברמה זו אחרת מתרבות ניהולית בצה”ל שמאופיינת בתכלסיות (ואפילו אלתור). באופן כללי תרבות הדיון בארץ מוכוונת תכלסיות וישירות (עד כדי חוצפה), בעוד שבארה”ב הפגישות כנראה פחות ממוקדות, והדיבור פחות ישיר.
לגבי הנקודה השניה – יש הבדל בין ריכוז בעבודה יצירתית לריכוז בעבודה לא יצירתית. ההבדל הוא לאו דווקא במקצוע אלא בסוג המשימה. לרוב האנשים יש משימות כאלה ומשימות כאלה. אצל מתכנת לשבת ולפתח אלגוריתם דורש המון ריכוז ומצריך להיות ב-zone. משימות אחרות (לעבור על מיילים, בדיקת תקלות, חיפוש בגוגל, יישור טאבים) דורשות הרבה פחות מאמץ מרוכז.
לגבי תקשורת מייל ו-IM – את מתעלמת מהנקודה שלו. ברור שתקשורת פנים מול פנים יותר “יעילה” בהעברת מידע ויותר מובנת לשני הצדדים. מצד שני תקשורת אופליין היא יותר “יעילה” בלשמור על הריכוז של האדם שאת פונה אליו שמרוכז במשימה שלו. הבעיה שהיעילות של השואל באה על חשבון היעילות של המגיב. ודאי קרה לך לא אחת שישבת על משהו שדורש ריכוז, וכל חמש דקות מישהו נכנס לשאול שאלה, או קיבלת שיחה בפלאפון, עד שבשלב כלשהו נמאס לך וסגרת את הדלת וניתקת את המכשיר. כל מי שהפריע לך קיבל תשובה יעילה, על חשבונך.
שניכם צודקים כמובן.
סירו – כששמעתי את הסוף של ההרצאה והוא אמר שהוא בכוונה דיבר בהכללות ופרובוקציות זה קצת הרגיע אותי 🙂
אני מסכימה שיש משהו בדבריו, אני מסכימה שמטלות מסוימות דורשות יותר ריכוז מאחרות. גם אותי מטרידים כל הזמן במשרד (למעשה הבוס שלי שלח לי את המצגת הזו אחרי שהודעתי לו שאני נשארת איזה בוקר בבית בשביל לסגור מסמך בשקט).
אני רק אומרת שגם לפגישות יש מקום, ועבודה מהבית, לבד, בשקט, לא מתאימה לכל תפקיד ולכל בנאדם.
טוב, הנקודה השלישית היא ממש שטות. כלל ראשון באימייל, או כל תקשורת כתובה היא שצריך להמנע בכל מחיר מלכתוב מייל זועם לקולגה או מנהל או הכפופים לך. זה לעולם, אבל לעולם לא יעבור טוב. במקרה כזה טלפון או פנים אל פנים עדיף בהרבה.
אני לא ראיתי את ההרצאה, אבל אנשים שבטוחים שאתה טועה, בכל תחומי החיים, הם תמיד מעצבנים. (וזו אגב, הכללה שבעיני תמיד נכונה 🙂
התחלתי לקרוא , אבל לא הצלחתי לסיים כי בדיוק הייתי צריך ללכת לישיבה… 🙂
אני מסכים איתך לגמרי – יש דברים שחייבים ללבן בפגישה (במקום לשלוח עשרות מיילים הלוך ושוב) – אבל חלק מהאנשים נוטים לנצל ישיבות כדי להחליט שלא להחליט (עד הישיבה הבאה).
מזמני בחברה אמריקאית גדולה , יש המון ישיבות שמזמנים אליהם אנשים (נניח , אותי) שממש ממש לא צריכים להיות שם.
והנה מחשבה חדשה – למה כל דבר צריך להקרא “ישיבה”? היה לי ראש צוות שנטה לזמן ישיבות של 10 דקות כדי לשאול שאלה . באמת שלא צריך לעשות מזה אישו – גש , דבר איתי כמה דקות , וסיימנו . מנטלית זה מאוד מקל.
כמובן שתקשורת היא עניין קריטי בכל עבודה, ואנשים לא יכולים סתם לעבוד לבד בלי לתאם. אפילו מתכנתים. במיוחד מתכנתים.
הנקודה הנכונה שלו היא שכרגע במקומות עבודה רבים, מופר האיזון הרצוי בין זמן עבודה המוקדש למשימות עצמן, לבין הזמן המוקדש לתקשורת ועניינים פרוצדורליים, בצורה הפוגעת בזמן המוקדש למילוי משימות.
אבל הוא לא יכול לבטא את זה ככה. ראשית כי הוא לא יודע עברית, אבל בעיקר כי זה משפט שמשעמם לכתוב ומשעמם לשמוע, והוא חייב להביא הגזמה כדי שתהיה לו הרצאה מעיינת =)
יוסי – נכון המון פעמים קובעים פגישות שלא צריך, ודברים שאפשר לסגור בעשר דקות ליד השולחן שלי.
מצד שני, אותי מעצבנים האנשים שעושים את ההיפך. בנושאים חשובים, שיש עליהם הרבה אי-הסכמה, הם מנסים לתפוס אותי במסדרון ולהוציא ממני החלטה תוך שלושים שניות. לא ילך. לפעמים צריך פגישה.
איזו אנחת רווחה לקרוא את מה שאת כותבת. בדיוק נשלחה אליי ההרצאה הזאת, והיא בעיקר עשתה לי חשק לצעוק קריאות ביניים, אבל אי אפשר, נכון? כי במודל שהוא מציע, מקסימום יכולתי לשלוח לו IM, כדי לא להפריע לו בעבודה שלו.
ההרצאה הזאת כל כך הרגיזה גם אותי בריקנותה, והיא הרגיזה אותי דווקא בגלל יכולותיו הרטוריות של הדובר. וגם בגלל העובדה שהוא בעצמו מקדם אפליקציות IM.
הבעיות שהוא מצביע עליהן נכונות מאוד, הפתרונות קצת שטחיים, אפעס. זה כמו לומר (וסליחה על הדוגמא השחוקה) שמכוניות פולטות זיהום, תופסות לנו את המדרכות ובעיקר הורגות בני אדם, אז יאללה, בואי נפסיק עם השטות הזאת.
ובכן, ישיבות מיותרות הן מיותרות, בדיוק כמו שהתכתבויות מייל מיותרות הן מיותרות. בארגונים גדולים יש יותר מדי ישיבות, ואפילו לא תמיד הנכונות. ואני מסכימה איתו עד מאוד שצריך למדוד את מחיר הישיבה במשך הישיבה כפול מספר המשתתפים. אבל כמו שאמרת, חשוב מאוד איך מתנהלת הישיבה.
כפי שחשוב האופן שבו מתנהלת התקשורת במיילים. פתרון מחלוקות במיילים הוא דבר הרסני לארגון, ומוכרחה לציין שגם עדיין לא נתקלתי בסיעור מוחות פורה שהתבצע במייל. גם פעולות חניכה ומשוב קשה מאוד לבצע ביעילות במייל, שלא לדבר על עומק (איזו מילה גסה בעולם של IM. סליחה). מיילים ו-IM הם כלי נהדר לתיאום, להעברת חומרים ולהתייעצויות נקודתיות. נקודה. מנהיגות, ואף ארגון לא יכול להתפתח בלעדיה, לא יכולה לקרות במיילים, ככלל.
אני בהחלט בעד שילוב של מספר אופני עבודה ופיתוח שונים – לבד, בבית, במשרד, ישיבות; אני לגמרי בעד ה-No Talk Thursday שהוא מציע. בכלל, מסגרות הן דבר חשוב, ובעיקר כדאי להתאים אותן לצרכים וליכולות ואחר כך לכבד אותן (ושם נופלים רוב הארגונים).
אולי מספיק להיטפל לנושא הפגישות ?
מה לגבי ההפרעות ? אלו שלא קשורות לפגישות – שאלה מחבר צוות כאן, הודעה ממנהל שם וכו’
פגישות לא כל כך מפריעות ללו”ז מכיוון שהן בדר”כ ידועות מראש ואז אפשר להתכונן אליהן (גם לפגישה וגם מבחינת ניהול הלו”ז – אני לא אתחיל לפתח שום דבר אם אני יודע שעוד חצי שעה או שעה יש לי פגישה מתוכננת).
מסכים. במיוחד עם ההכללה של דפנה 🙂
לכל דבר צריך את המינון הנכון.
ואם כבר התייעלות, הייתי שם בעיקר דגש על 80/20 תוך התנתקות מהסחות הדעת כגון התראות מייל וטלפונים.
כאמור, הוא עוסק בפרובוקציה, והוא דיי מעצבן באופן כללי (גם חכם וגם נראה טוב?? זבל 🙂 )
בכל מקרה, בחברה שכרגע אני עובד בה (שמוכרת לך דיי טוב) יש מחלה של עודף ישיבות. הרבה יותר ממה שהיה לי אפילו בקומברס (ולא חשבתי שזה אפשרי!) אזי, כן החלטתי להמנע מישיבות כמה שניתן, אפילו בעלות של יעילות קלה, על מנת לאזן את המצב.
ואת יודעת מה? עד כה זה עובד נפלא!
אני מספיק את העבודה בזמן, ויש לי אפילו כמה דקות ביום להתפנות ולקרא בלוגים כמו שלך (ואפילו דואג לראות איזו הרצאה מעניינת פעם ביום-יומיים)
אין ספק שכל מקרה לגופו, ובאופן כללי, ההכללה-היא-מן-השטן… 🙂
אני חושב שבכל זאת טוב לראות את ההרצאה שלו, לשים את הזרקור על הבעיתיות האמיתית שהוא מעלה כאן, ושכל אחד יבחר את הפתרון / האיזון שלו לבעיה.
תודה על השיתוף!
אופיר
אופיר אני מסכימה איתך בכל הנקודות, חוץ מהראשונה. זה חתיך זה?