אחרי שהגענו למסקנה שאימייל השתנה מאוד בשנים האחרונות, אבל הוא עדין פורמט תקשורת מאוד שימושי וחשוב, בעיקר בעולם העבודה אבל לא שם בלבד, נשאלת השאלה איך אתם מנהלים את האינבוקס.
שאלה מקדימה היא איך אתם מתיחסים לאינבוקס שלכם – האם האינבוקס הוא בעצם שולחן העבודה, רשימת המטלות, שדרכה אתם מנהלים את עצמכם, סדרי העדיפויות שלכם, והעולם מסביב? או שהאינבוקס הוא רק עוד כלי אחד בתוך ערימת הכלים שמשמשים אתכם בניהול היום יום/העסק/המשפחה. אם אתם לא בטוחים, תשאלו את עצמכם את השאלה הבאה – האם אני שולח/ת מיילים של תזכורות ומטלות לעצמי?
במחקרים על ניהול אינבוקס, מקובל לדבר על שני טיפוסים “filers” – המתייקים, ו-pilers – העורמים. המתייקים – עוברים על כל מייל שמגיע, ו”עושים איתו משהו”. אחת ממטרות החיים שלהם היא להגיע לאינבוקס 0, כשהכל מסודר, מקוטלג, סומן כנקרא. הם משתמשים באינבוקס בעצם כשולחן עבודה, וכל מה שיש בו נחשב משימה לטיפול.
העורמים – מתיחסים לאינבוקס כערימה של דברים. הם מטפלים במה שנראה להם חשוב, אבל אין להם מטרה שהערימה תהיה מסודרת. אם צריך משהו – פשוט מחפשים בערימה עד שמוצאים. אין משמעות לסדר של הדברים, אין תיוגים או חוקים, יכולים להיות להם אלפים של מיילים שעוד לא נקראו, וגם לא ייקראו לעולם.
אחת הסכנות בשימוש באינבוקס ככלי העיקרי לניהול עצמי, היא שאנחנו נותנים למישהו אחר לנהל אותנו. אנחנו בעצם נותנים לכל מי ששלח לנו אימייל לנהל אותנו. אם את פותחת את הבוקר שלך במעבר על המיילים, ועד שהאינבוקס לא מסודר את לא עוברת לעשות מטלות אחרות – את בעצם עובדת במטלות שאנשים אחרים נתנו לך, ולא במה שחשוב לך. לכן ההמלצה היא תמיד לתחום את “עבודת האינבוקס” בזמן, ולא לתת לה להשתלט על כל סדר היום.
מה שכמובן מסבך את כל הענין, הוא שבימים אלה רובנו מנהלים הרבה יותר מאינבוקס אחת. יש את תיבת המייל, ובדרך כלל שתיים – של העבודה והפרטית, יש את תיבת ההודעות בטלפון, יש את תיבת ההודעות בפייסבוק (ומי שמנהל דפים – יש לו יותר מתיבה אחת גם שם), ובעצם רבות מהאפליקציות שיש לנו בטלפון מחזיקה בשבילנו תיבה כלשהיא עם מסרים שאנשים שלחו לנו.
אז איך מנהלים את כל אלה? מה יותר חשוב? האם אנחנו באמת נותנים חשיבות למה שיותר חשוב? או רק הולכים במעגלים מתיבה לתיבה ומרוקנים אותן, וכך עוברות להן דקות/שעות/ימים ארוכים, שבהן לא עשינו כלום חוץ מלנקות תיבות מהודעות שלא באמת עניינו אותנו.